Urhea-Halli Oy:n tilavarausjärjestelmän tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Urhea-Asio tilavarausjärjestelmä (järjestelmän toimittaja Asio-Data Oy, Y-tunnus: 0640115-5)

2. Rekisterinpitäjä

Urhea-Halli Oy, 2904377-6

3. Rekisterin vastuuhenkilö

 

Marianne Hoffrén, talous- ja henkilöstöpäällikkö

marianne.hoffren@urhea.fi

puh. +358 40 559 5910

4. Rekisterin yhteyshenkilö

 

Yhteystiedot:

Marianne Hoffrén, talous- ja henkilöstöpäällikkö

urhea-halli@urhea.fi

Urhea-Halli Oy

Mäkelänkatu 47

00550 Helsinki

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

 

Henkilötietoja käsitellään tilavarausjärjestelmässä Urhea-hallin hallinnoimien tilojen varaamista ja varausten muokkaamista, tilavarauksien laskutusta sekä tilastointi- ja arkistointitarkoituksia varten. Henkilötietojen luovuttaja saa kulkuoikeuden Urhea-halliin tai majoitus- ja kokouspalveluihin. Kriisi- ja poikkeustilanteissa henkilötietoja käytetään SMS-viestien lähettämiseen.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn omalle seuralleen, oppilaitokselleen tai lajiliitolleen antamaan suostumukseen (6 art. 1 kohdan a-alakohta)[1]. Majoitus- ja kokouspalveluita käytettäessä rekisteröity antaa suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi taikka käyttäessään palvelua varausten tekemiseen ilman rekisteröitymistä. Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

6. Rekisterin tietosisältö

 

Henkilötiedot saadaan majoitus- ja kokouspalveluiden osalta rekisteröidyltä itseltään. Rekisteröity antaa tiedot rekisteröityessään käyttämään järjestelmää.

Urheiluvarauksissa henkilötiedot saadaan lajiliitolta, oppilaitokselta tai urheiluseuralta, jotka myös päivittävät jäsentensä tai oppilaidensa tiedot Urhea-hallin tilanvarausjärjestelmään.

Yksilöintitiedot rekisteröityneiden asiakkaiden osalta:

– organisaation nimi ja y-tunnus

– organisaation osoite

– yhteyshenkilön etu- ja sukunimi ja rooli organisaatiossa

– yhteyshenkilön sähköposti

– yhteyshenkilön puhelinnumero

– organisaation laskutus- ja maksutiedot

– tunnistetiedot: asiakkaan sähköiset rekisteröintitiedot, kuten käyttäjätunnus.

Rekisteröitynyt asiakas luovuttaa urheilijoista seuraavat tiedot rekisterinpitäjän käyttöön:

-henkilön nimi

-syntymäaika

-sähköpostiosoite

-puhelinnumero

-urheilulaji

 

Majoitus- ja kokouspalveluissa henkilötiedot rekisteröitymättömien asiakkaiden osalta saadaan asiakkaalta itseltään. Asiakas antaa tiedot yksittäisen varauksen tekemisen yhteydessä järjestelmässä.

Yksilöintitiedot rekisteröimättömien asiakkaiden osalta:

– henkilön ja/tai organisaation nimi

– henkilön ja/tai organisaation osoite

– henkilön ja/tai organisaation sähköposti

– henkilön ja/tai organisaation puhelinnumero

– henkilön ja/tai organisaation laskutus- ja maksutiedot.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

 

 

Emme luovuta säännönmukaisesti rekisterin tietoja kolmansille osapuolille.

Rekisterin tiedot ovat Urhea-Halli Oy:n käytössä.

Urhea-Halli Oy luovuttaa palvelujen toteuttamiseksi tarvittavia henkilötietoja Urhea-Hallin ravintolapalveluiden tuottajalle Palmia Foods:lle asiakkaan suostumuksella. Palmia Foods toimii oman asiakasrekisterinsä osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Urhea-Halli Oy kehottaa palveluiden käyttäjää tutustumaan lisäksi Palmia Oy:n henkilötietojen käsittelyä koskeviin ehtoihin.

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja maksunvälityspalvelulle, jos rekisteröity tilanvarausjärjestelmää käyttäessään maksaa tekemänsä varauksen suoramaksulla.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja viranomaisille, mikäli lainsäädäntö näin määrää.

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että se sopii yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan edellyttämällä tavalla henkilötietojen käsittelijän kanssa tietojen käsittelystä sopimuksin.

Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysajat

 

Rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja säilytetään Urhea-hallin tilanvarausjärjestelmän rekisterissä kolmen (3) vuoden ajan viimeisestä tilavarauksesta. Tämän jälkeen pseunomonisoimme kalenterivuosittain henkilötiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Rekisteröityneiden sekä muiden, joiden tietoja käsitellään tilavarausjärjestelmässä, voidaan kuitenkin poistaa vasta, kun rekisteröidyllä ei ole enää voimassa olevia tai laskuttamattomia tilavarauksia.

9. Rekisteröidyn oikeudet

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut, häntä koskevat tiedot sekä vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Jos rekisterinpitäjä ilmoittaa tarvitsevansa lisää käsittelyaikaa, määräaika on kolmen kuukauden kuluttua alkuperäisestä pyynnöstä.

10. Henkilötietojen suojaustoimenpiteet

Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on tarve käsittelyyn työtehtäviensä perusteella.

Henkilörekisterin tietotekniset palvelut tuotetaan ulkoisen palveluntuottajan toimesta. Tietotekniset tilat, laitteet, järjestelmät ja tiedot on suojattu tavanomaisin tietoteknisin keinoin.

Henkilörekisteriin pääsy on rajattu pääsynhallinnan ja -valvonnan keinoin.

[1] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).